Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Flexora Bouw is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. U bereikt ons via:

Bedrijf

Flexora Bouw

Adres

Fluitenbergstraat 146, 2545 NN ’s-Gravenhage, Nederland

E-mail

info@flexorabouw.nl

Telefoon

06 53 52 65 57

KvK-nummer

86574965

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een bedrijf van deze omvang en met deze verwerkingen niet verplicht. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij ons binnen via info@flexorabouw.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die u zelf invult, plus een beperkte hoeveelheid technische gegevens die bij het bezoeken van een website horen.

Contactformulier

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, het type project waarin u geïnteresseerd bent, de gewenste planning, het projectadres, het factuuradres en uw bericht.

Aanbouwconfigurator en dakkapelformulier

Naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), projectadres, factuuradres, de keuzes die u in de configurator heeft gemaakt, de afmetingen die u heeft ingevoerd, uw eventuele opmerking en de prijsindicatie die daarbij hoort.

Offertes en facturen

De bovenstaande gegevens, aangevuld met de offerteregels, bedragen, versies, verzendmomenten, de status van uw aanvraag en interne notities van ons kantoor. Offertes en facturen worden als PDF bewaard.

E-mail en telefoon

Als u ons rechtstreeks mailt, belt of via WhatsApp benadert, verwerken wij de gegevens die u in dat contact deelt.

Technische gegevens

Onze hostingpartij legt standaard serverlogs aan met onder meer het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser. Daarnaast houden onze formulieren tijdelijk in het werkgeheugen bij hoeveel aanvragen er vanaf een IP-adres binnenkomen, om spam en misbruik te blokkeren.

Statistieken

Alleen als u daar toestemming voor geeft: gegevens over uw websitegebruik via Google Analytics, zoals bekeken pagina's, klikken op contactknoppen en een geanonimiseerde indicatie van het bedrag van uw configuratie.

Wij vragen niet naar en verwerken bewust geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke voorkeur. Vermeld deze dus ook niet in het opmerkingenveld.

Onze website is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij verwerken uw gegevens alleen voor de doelen hieronder. Achter elk doel staat de grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) waarop wij ons baseren.

Uw aanvraag beantwoorden

Om contact met u op te nemen, uw vraag te beantwoorden en een prijsindicatie of offerte op te stellen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Het project uitvoeren

Om het werk in te plannen, uit te voeren en op te leveren op het door u opgegeven projectadres. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Administratie en facturatie

Om facturen en termijnfacturen op te stellen, te versturen en te bewaren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub b en sub c AVG).

De website veilig en werkend houden

Om storingen en fouten op te sporen en om spam en misbruik van onze formulieren tegen te gaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een beschikbare en niet-misbruikte website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Bezoekstatistieken

Om te begrijpen welke pagina's worden gelezen en waar bezoekers afhaken, zodat wij de website kunnen verbeteren. Grondslag: uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Zonder toestemming meten wij niets.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen. De prijsindicatie uit de configurator is een rekenresultaat op basis van uw eigen keuzes en nooit een beoordeling van u als persoon.

Wij versturen geen commerciële nieuwsbrieven vanaf deze website en verkopen uw gegevens nooit.

4. Hoe een aanvraag via de website verloopt

Als u het contactformulier verstuurt, gaan uw gegevens per e-mail naar ons kantoor en ontvangt u zelf een bevestigingsmail. Een contactaanvraag wordt niet in onze database opgeslagen.

Als u een aanvraag verstuurt via de aanbouwconfigurator of het dakkapelformulier, slaan wij die aanvraag wél op in onze database. Daarbij hoort ook uw configuratie en een momentopname van de prijzen die op dat moment golden, zodat later te herleiden is waarop de indicatie was gebaseerd. Vervolgens ontvangen wij en u een bevestiging per e-mail.

De prijsindicatie die u op de website ziet, is een schatting. De definitieve prijs wordt altijd door ons herberekend en vastgelegd in een offerte.

Leidt uw aanvraag tot een offerte of opdracht, dan bouwen wij daarop verder: de offerte, eventuele herzieningen, de verzendmomenten en de facturen worden aan dezelfde aanvraag gekoppeld.

5. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Om deze website en onze administratie te laten werken, schakelen wij wel een aantal dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met deze partijen zijn of worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

Vercel

Hosting van de website. Verwerkt de gegevens die u invult op het moment dat u een formulier verstuurt, en legt technische serverlogs aan.

Supabase

Database en bestandsopslag voor configurator- en dakkapelaanvragen, offertes, facturen en de bijbehorende PDF's. De database van Flexora Bouw draait in de regio Ierland (EU).

Resend

Verzending van de e-mails die uit de formulieren, offertes en facturen voortkomen. Verwerkt daarbij de inhoud van die berichten, inclusief uw naam, adresgegevens en bijlagen.

Google

Levert de reviews die wij tonen (via de Google Places API) en, uitsluitend met uw toestemming, Google Analytics voor bezoekstatistieken.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze boekhouder of accountant, en met onderaannemers of leveranciers voor zover dat nodig is om uw project uit te voeren. Wij verstrekken gegevens aan overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze database en bestandsopslag staan binnen de Europese Unie. Enkele van onze dienstverleners zijn wel gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen daar onderdelen van hun dienst uitvoeren; dat geldt in elk geval voor Vercel, Resend en Google.

Voor die doorgifte baseren wij ons op de waarborgen die deze partijen daarvoor bieden, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework. Wilt u weten welke waarborg voor een specifieke partij geldt, neem dan contact met ons op.

7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

Aanvragen zonder vervolg

Aanvragen die niet tot een offerte of opdracht leiden, bewaren wij zolang wij een redelijke kans zien dat u er nog op terugkomt, en verwijderen wij daarna. Wilt u eerder verwijderd worden, dan doen wij dat op uw verzoek.

Offertes en projectdossiers

Zolang de offerte loopt en, bij een opdracht, gedurende de looptijd van het project en de periode daarna waarin nog garantie- of aansprakelijkheidsvragen kunnen spelen.

Facturen en boekhouding

Zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Dit is de fiscale bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen; binnen die termijn kunnen wij een factuur niet verwijderen.

E-mailcorrespondentie

Zolang die relevant is voor het contact of het dossier waar de correspondentie bij hoort.

Serverlogs

Kortdurend, volgens de standaardtermijn van onze hostingpartij.

Spamfilter op formulieren

De tijdelijke telling per IP-adres verdwijnt uiterlijk tien minuten na uw laatste aanvraag en wordt nergens opgeslagen.

Uw cookiekeuze

Blijft in uw eigen browser bewaard totdat u die wist of uw keuze wijzigt.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Op hoofdlijnen gaat het om:

• versleuteld verkeer tussen uw browser en onze website (HTTPS);
• opslag bij dienstverleners die gegevens versleuteld bewaren en back-ups maken;
• een afgeschermde beheeromgeving die alleen toegankelijk is na inloggen, met rollen die bepalen wat iemand mag zien en wijzigen;
• validatie en limitering van alles wat via onze formulieren binnenkomt, om misbruik tegen te gaan;
• toegang tot uw gegevens alleen voor medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk.

Geen enkele website of opslagvoorziening is volledig risicoloos. Wij kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen, maar wel dat wij maatregelen treffen die in verhouding staan tot de gegevens die wij verwerken. Vermoedt u een beveiligingsprobleem of misbruik van uw gegevens, laat het ons dan direct weten.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage

U mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie ontvangen.

Rectificatie

Kloppen uw gegevens niet of zijn ze onvolledig, dan passen wij ze aan.

Verwijdering

U kunt vragen uw gegevens te wissen. Wij voldoen daaraan tenzij wij ze nog nodig hebben voor een lopende overeenkomst of wettelijk moeten bewaren, zoals bij facturen.

Beperking

U kunt vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw gegevens wordt gecontroleerd.

Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang.

Overdraagbaarheid

Van de gegevens die u zelf heeft aangeleverd en die wij verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, kunt u een gestructureerde, machineleesbare kopie krijgen.

Toestemming intrekken

Heeft u toestemming gegeven voor statistieken, dan kunt u die op elk moment intrekken via de link 'Cookievoorkeuren' onder aan elke pagina. Het intrekken geldt voor de toekomst en tast wat daarvoor gebeurde niet aan.

U kunt een verzoek indienen via info@flexorabouw.nl. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw verzoek toe te lichten of uw identiteit aannemelijk te maken; wij vragen daarbij nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs met burgerservicenummer of pasfoto.

10. Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op; wij lossen het graag samen op.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl of telefonisch via 088 - 1805 250.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst standaard alleen noodzakelijke opslag in uw browser. Google Analytics wordt uitsluitend geladen nadat u daar toestemming voor heeft gegeven; weigert u, dan wordt het script niet opgehaald en worden er geen analytics-cookies geplaatst.

De video's op deze website staan op onze eigen server. Er is geen YouTube- of Vimeo-speler ingebouwd, dus daar vindt ook geen meting door plaats.

Bij de klantreviews maakt uw browser in één geval wel verbinding met Google, namelijk voor de profielfoto van een reviewer. Dat leest u in het volgende hoofdstuk.

Een volledig overzicht per cookie en opslagtechniek staat in ons cookiebeleid.

12. Reviews van Google

Op deze website tonen wij beoordelingen die klanten hebben achtergelaten bij ons Google-bedrijfsprofiel. Die beoordelingen halen wij op onze eigen server op bij Google en tonen wij als gewone tekst. Uw browser haalt de reviewteksten dus niet zelf bij Google op, en er wordt geen Google-script, geen Google-widget en geen Google Maps-kaart in de pagina geladen.

Op één punt is dat anders. Heeft een reviewer een profielfoto, dan blijft die foto op een server van Google staan (googleusercontent.com) en haalt uw browser de afbeelding rechtstreeks daar op. Op dat moment maakt uw browser dus wél contact met Google, en kan Google onder meer uw IP-adres en uw browsertype zien. Wij geven daarbij niet door vanaf welke pagina u komt. Staat er bij een review geen profielfoto, dan wordt er voor die review niets bij Google opgehaald.

Wij hebben niet waargenomen dat Google bij het ophalen van zo'n profielfoto een cookie op uw apparaat plaatst, en wij plaatsen daarvoor zelf ook geen cookie. Wat Google doet met de gegevens die het bij een dergelijk verzoek ontvangt, bepaalt Google zelf; dat staat beschreven in het privacybeleid van Google.

De naam van de reviewer, de profielfoto, de link naar het Google-profiel, de link naar de review op Google Maps en de meldlink tonen wij omdat de voorwaarden van Google dat voorschrijven bij het weergeven van deze beoordelingen. Wij bewerken de tekst van de reviews niet en wij veranderen de volgorde niet: Google bepaalt welke reviews wij ontvangen en in welke volgorde. Het enige dat wij weglaten is een review die Google zonder naam én zonder profielfoto aanlevert, omdat wij die dan niet aan de auteur kunnen toeschrijven.

Links naar Google Maps, naar ons Google-bedrijfsprofiel of naar het profiel van een reviewer zijn gewone links. Er wordt niets bij Google opgehaald zolang u er niet op klikt; klikt u wel, dan verlaat u onze website en gelden de voorwaarden en het privacybeleid van Google.

Omdat wij de Google Places API gebruiken, gelden op dit onderdeel ook de voorwaarden en het privacybeleid van Google. U vindt die hier:

• Privacybeleid van Google
• Servicevoorwaarden van Google Maps Platform

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze website of onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

Bij een wijziging die gevolgen heeft voor uw toestemming voor statistieken, vragen wij die toestemming opnieuw.